Organizar um evento não é tarefa fácil. De uma pequena
recepção a uma feira corporativa, a iniciativa exige dedicação e planejamento,
para que tudo saia como o planejado. Para evitar erros e melhorar a experiência
dos participantes, a Doity,
plataforma especializada na gestão de eventos corporativos e acadêmicos, listou
quatro etapas indispensáveis para um bom plano de marketing.
Antecipe-se
Conhecer os interesses e preferências do público é de
extrema importância. O plano de marketing deve contemplar a expectativa e
perfil dos visitantes, a estrutura de serviços essenciais - como alimentação -
e o planejamento de comunicação. Conhecer o espaço com antecedência também é
muito importante para evitar erros de logística, por exemplo. Portanto, visite
o local e faça um checklist de tudo o que pode gerar imprevistos, como
Internet, tomadas, iluminação, decoração e o que pode ou não ser modificado na
estrutura.
Fique dentro do orçamento
Nem todos os projetos demandam grandes investimentos, mas
o orçamento é fundamental para o plano de marketing. Tudo o que será realizado
precisa estar dentro do valor definido. Independentemente de qual seja a
quantia disponível, o melhor caminho é ser extremamente fiel ao budget. Fique
atento ao controle de todas as contratações, notas fiscais e gastos extras.
Desta forma, é possível direcionar os esforços ao que impressiona os olhos do
público, além de ganhar experiência em administração de finanças. E, claro,
criatividade é sempre muito bem vinda!
Tenha um cronograma
Depois de definir as características do público-alvo,
local e orçamento, é preciso montar um cronograma detalhado para evitar que a
organização se perca durante o trabalho. Com ele, é possível pensar em ações
para influenciar o engajamento dos participantes, planejar as atividades do dia
e saber o melhor momento de implementar as atrações de marketing. Qualquer tipo
de descuido nesse setor pode causar dispersões desnecessárias e comentários
negativos. Uma dica para a execução do cronograma é fazer uso da tecnologia
para otimizar processos. Uma plataforma de gestão, por exemplo, agiliza o
trabalho e aproxima as inscrições do público. Ferramentas inovadoras tendem a
facilitar o relacionamento dos inscritos com a organização.
Foque no conteúdo
O conteúdo é o que direciona a opinião do público quanto
à decisão de se inscrever, ao engajamento com a programação ou à avaliação
posterior. Uma estratégia válida é apostar em um relacionamento próximo durante
os preparativos e direcionar a divulgação de acordo com a receptividade de
potenciais inscritos. Se uma abordagem não deu certo, mudanças rápidas precisam
ser feitas. Outro ponto é que organizador precisa incluir estratégias digitais
no trabalho, utilizando as redes sociais. Assim, o público pode se interessar
pelos temas debatidos no cronograma antes mesmo de chegar ao evento. Ao
personalizar a comunicação, fica muito mais fácil criar uma programação direcionada.
Crie uma página online, faça postagens diárias e monitore os comentários para
mensurar a receptividade do público.
Sobre a Doity
A Doity é uma plataforma completa de
gerenciamento de eventos, desenvolvida para facilitar a vida do organizador,
contribuindo para gerar mais resultados, com menos esforço. Fundada em 2013,
pelos empreendedores Uziel Barbosa e Geraldo Neves, a plataforma soma mais de
3,5 milhões de inscrições realizadas e mais de 50 mil eventos cadastrados, em
mais de 1.400 cidades brasileiras. Da venda de inscrições à emissão de
certificados e até submissão de trabalhos científicos, a Doity oferece tudo em
um único lugar.
Fonte: Assessoria
de Imprensa
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